LA BUROCRAZIA DIGITALE

Avv. Flavia Lombardi

Per poter dar vita ad un'amministrazione totalmente digitalizzata nei rapporti con i privati, occorre che tutti i documenti amministrativi vengano informatizzati: in buona sostanza, non è ammissibile che le relazioni con l'esterno si sviluppino ancora in formato cartaceo.

Peraltro, già da tempo è stata avvertita la necessità di una disciplina del documento informatico rilevante dal punto di vista legislativo per poter conferire al documento stesso certezza, circolazione e conservazione.

La regolamentazione contenuta nel Codice dell'amministrazione digitale ha già fissato la prospettiva di una piena digitalizzazione dei documenti amministrativi[1]: le regole tecniche che sono state pubblicate sulla Gazzetta Ufficiale della Repubblica del 12 gennaio 2015 hanno dettato degli standard utili sia al soggetto pubblico che a quello privato per poter formare, archiviare e trasmettere i documenti informatici. In particolare, per le amministrazioni è stato previsto il termine di 18 mesi per transitare tutto il materiale cartaceo in digitale.

Sotto tale punto di vista, le regole tecniche hanno impattato significativamente sui metodi per modernizzare le PP.AA., al fine di riorganizzarsi nella prospettiva di una piena digitalizzazione dei documenti ed una maggiore centralità delle procedure di corretta conservazione.

Se si sofferma l'attenzione sulle fattispecie che possono essere qualificate come "documento informatico", nell'ambito delle stesse si può trovare, oltre a quelle tradizionali, "la registrazione informatica delle informazioni risultanti da transizioni o processi informatici o dalla presentazione telematica dei dati attraverso moduli o formulari resi disponibili dall'utente", oltre alla "generazione o il raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o più basi di dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica"[2].

In altre parole, il documento acquisisce una prospettiva dinamica, tralasciando la classica impostazione cartacea di un documento statico e, pertanto, di un collegamento statico tra i dati e il documento contenitore.

Si possono ritenere rientranti nel concetto di documento informatico anche i flussi informativi rilevanti dal punto di vista giuridico, dei quali occorre garantirne l'immodificabilità.

Tale ultimo connotato può derivare anche soltanto dalla registrazione dell'operazione e, di conseguenza, dal mero trasferimento del processo e dell'informazione nel sistema di conservazione.

Si è di fronte ad un'evoluzione del concetto di documento informatico, il quale appare porsi in coerenza con l'evoluzione del fenomeno della digitalizzazione non soltanto pubblica, del quale sarebbe auspicabile una prospettazione legislativa: in altre parole, le regole tecniche non sono limitate alla definizione delle caratteristiche tecniche di tipi di documenti fissati a livello legislativo, ma innovano queste stesse tipologie, andando a spostare l'asse della disciplina dalla logica documentale alla "logica dei dati"[3], ovvero conferendo rilievo anche alle singole informazioni, a condizione che vengano conservate in modo adeguato e rese immodificabili.

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[1] Cfr. DE GRAZIA D., Informatizzazione e semplificazione dell'attività amministrativa nel "nuovo" codice dell'amministrazione digitale", in Diritto pubblico, 2011, p. 617.

[2] Cfr. lett. c) e d) del decreto.

[3] Si veda CARLONI E., L'amministrazione aperta. Regole, principi, limiti dell'open government, Rimini, 2014, p. 202.