COS'E' L'EXIT INTERVIEW E PERCHE' E' COSI' IMPORTANTE?

Dott.ssa Francesca Carbone

 Pochi giorni fa ho avuto l'occasione di supportare l'ufficio HR della mia azienda nella gestione di una EXIT INTERVIEW.

Seppur rientri a pieno tra le Best Practice HR, non tutte le aziende la conoscono, o per lo meno non tutte scelgono di farla conoscere ai loro dipendenti.

La traduzione letterale di 'intervista di uscita' o quella più diffusa di 'questionario d'uscita' ne tradiscono il significato più profondo.

Se di intervista o questionario si vuol parlare, lo si può fare solo nell'ambito di un processo più ampio e con un peso assai rilevante sulle strategie di gestione delle persone.

Il fattore scatenante l'avvio del processo è la fuoriuscita di una risorsa dall'azienda.

L'azienda che decide di sottoporre l'EXIT INTERVIEW all'ormai ex dipendente è quella che a fronte di un cambiamento che investe il proprio capitale umano, se ne preoccupa e decide di mettere questa preoccupazione al centro di un dialogo.

Un dialogo fra l'ex dipendente e l'azienda, mediato dall'ufficio HR.

Si coglie ora la riduttività del concetto di questionario o intervista, che rappresentano nient'altro che la forma che l'azienda decide di associare a questo dialogo.

L'azienda potrebbe dunque decidere di sottoporre al dipendente un sondaggio a risposta multipla per poi intervistarlo o optare direttamente per un'unica intervista o, con un pizzico di creatività, potrebbe persino invitare il dipendente a scrivere una lettera aperta all'azienda, perché no?

Purché non vengano meno gli estremi del dialogo e ci siano quindi due parti attive, seppur con mezzi diversi, l'una con domande, l'altra con risposte.

Le domande, accanto alle persone, sono le vere protagoniste di questo processo.

Un'azienda B2B, quando perde un cliente, si chiede quali siano le ragioni, se degli errori siano stati commessi da uno dei suoi dipartimenti (ad esempio dall'ufficio marketing o dalla customer assistance) o se invece la causa vada individuata in un nuovo competitor.

Altrettanto disparate potrebbero essere le ragioni che spingono un dipendente a dire addio alla propria azienda:

• Motivi personali;
• Comportamenti scorretti da parte di un Manager;
• Bassa competitività del trattamento retributivo;
• Assenza di percorsi di carriera interna;
• Disallineamento rispetto ai valori aziendali;
• Scarso coinvolgimento nelle decisioni strategiche;
• Assente o insufficiente applicazione del processo di delega;
• Impossibilità di conciliare vita privata e vita professionale;
• Sistema premiante poco incentivante;
• Ambiente di lavoro ostile.

Un elenco questo, che non riesce a circoscrivere l'universo complicato delle ragioni che spingono un dipendente a voler sottrarre il proprio valore all'azienda.

Perché è questo che deve muovere la preoccupazione di un'azienda: la perdita di valore.

Per ogni dipendente che volontariamente decida di lasciare un'azienda, c'è un'azienda che perde un grado di luminosità.

L'azienda non risplende di luce propria, è la permanenza felice di ciascun dipendente che dà luce e conseguente visibilità all'interno e all'esterno dell'azienda.

É questa la ragione per cui un elenco indicativo di motivazioni della fuoriuscita non deve bastare a far chiudere con serenità il fascicolo del nostro ex dipendente.

Invitiamolo al dialogo e ascoltiamolo!

E facciamolo con professionalità, cercando di non commettere i seguenti ERRORI:

• L'Exit Interview non deve essere condotta dal Manager del reparto di competenza del dipendente, ma da un professionista del dipartimento HR. In primo luogo per ragioni di competenza, in secondo luogo poiché la presenza del Manager potrebbe compromettere la spontaneità dell'intervistato;
• L'Exit interview deve essere accurata ma non inquisitoria, comunicare con chiarezza l'obiettivo dell'azienda di volersi mettere in discussione;
• L'Exit interview non va improvvisata, ma deve vederci pronti a un certo grado di improvvisazione, a fronte di risposte impreviste, che bisogna dimostrare di saper gestire.

La cosa che va invece fatta assolutamente è DARE SEGUITO ALL'EXIT INTERVIEW.

Prendere nota delle risposte sarà una scelta obbligata per chi conduca questo dialogo, affinché le risposte e le nuove eventuali domande stimolate, passino dal tavolo dell'exit interview alla scrivania del Manager.

Il tempo che l'azienda avrà impiegato ad ascoltare un dipendente sarà lo stesso che avrà risparmiato cercando di migliorarsi. Sono le persone che ci lavorano, che meglio di tutti possono suggerire come farlo.